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强化“五种”能力建设,提升办公室工作水平
文/马荣勋    图/  责任编辑/ 李毅    2019年12月26日   [ ]

  

办公室工作是机关工作运转的枢纽,处于上传下达、联系左右、沟通内外的中心环节,具有精心辅政、服务全局、协调各方的关键作用。新形势下,如何进一步强化办公室人员能力建设,提升办公室工作水平,谈谈个人的几点认识:

一、强化出谋划策能力

办公室工作既要处理事务、又要搞好服务、工作繁杂。工作中时常会有忙于处理日常的公文和事务的情况,在思考问题,参谋对策方面存在不足,在想大事,谋全局方面时有欠缺。结果导致看问题不够深透,缺乏远见和思路,点子不新,思路不够准。因此,办公室工作要有“身在兵位,胸为帅谋”的站位和思考,强化出谋划策的能力。加强调查研究,努力为领导决策提供较高参考价值、具有前瞻性的各项工作资料是实现这一目的的有效途径。一是在办文上下功夫。办公室除了及时准确地向领导传递文件外,还应该把精力放在对那些需要呈送领导阅批的文件进行事先调查研究,提出拟办意见供领导参考。政策要熟悉,头脑要清醒,思维要敏捷,这样才能参到点上、谋到火候上。二是在信息加工上下功夫。不能在办公室等信息,不能满足在互联网上下载编信息,要面向实际、面向社会调查研究,掌握社会热点、焦点信息,去粗取精、去伪成真、由此及彼、由表及里进行信息加工,整理成有条理的材料,提供领导参考。三是在围绕领导关注的焦点问题深入调研上下功夫,为领导提供第一手材料,提出对策和措施。

二、强化综合协调能力

办公室工作具有“贯通上下,联系左右,协调内外”的职能,“办事员”、“联络员”、“协调员”的头衔都可以安在办公室的身上,这就决定了增强综合协调能力是加强办公室自身建设的重要任务之一。因此,要围绕办公室“办文、办会、办事”的工作加强综合协调,取得步调一致为全局中心工作服务的效果。协调办文,力求精品佳作。协调公文起草或批办,对起草公文的依据、措施等进行审核把关,精简各类文件和简报,严格规范发文程序,切实提高文件和简报的运转效率。切实改进文风,做到言之有理、言之有物,言简意赅、有的放矢,增强文稿的思想性、指导性、针对性和可操作性。协调办会,力求圆满成功。协调各类会议的会务筹备和服务工作,加强会议等活动管理,严格控制会议活动的规模、数量和规格。协调办事,力求高效顺畅。充分发挥好办公室的牵头作用和桥梁、纽带作用,正确处理“内与外”、“上与下”、“大与小”、“急与缓”等各方面的关系,形成工作合力,努力构建上下关联、左右衔接、协调运转的工作格局,树立严谨细致、雷厉风行的工作作风,不断提高办事效率和水平。

三、强化督办能力
  对领导决策的贯彻实施进行检查督办是办公室的一个重要职责。领导各项决策都是通过办公室来传达和布置的,办公室不仅要做好上传下达,而且要做好对领导决策的督促检查落实工作。如何提高办公室督办能力?重点从以下几个方面下功夫,一是要协助领导建立严格的检查督办落实制度。二是要认真组织对各项政务决策工作的考核验收,确保决策到位。三是注重督查调研。就是开展决策后执行过程的调研,决策通过督查调研可以发现问题。分析决策在执行中存在的问题和原因,提出解决这些问题的办法,促进决策更完善、更科学。

四、强化承办能力
  办公室是承办、协调公司日常工作的部门,承办是办公室最基本的职能。承办的内容就是办公室事务服务的主要任务,即起草文稿、办文办会、情况综合、信息处理、督办检查、调查研究、文书归档、信访接待、机要通信等等。办公室工作有无效率、工作的质量高不高、领导满不满意,取决于承办的能力强不强。敬业精神、创业意识、创新意识是我们增强承办能力的关键。一是办公室工作人员必须要有强烈的政治意识、大局意识。必须熟悉世情国情、党情民情、市情行情,善于站在全局和战略的高度来思考问题、谋划工作。既要吃透上情,对党和国家的路线、方针、政策以及上级的重要工作部署了然于胸,又要了解公司状况,准确把握公司发展趋势。二要有敬业意识。办公室的性质决定了我们要耐住寂寞、乐于奉献;办公室的任务决定了我们责任重大,不能出丝毫差错,这些都要求我们要有敬业精神,要有强烈的责任心、事业心、进取心,增强工作的主动性、创造性,提高承办能力。三要有创新意识。承办工作不应有满足感,要不断创新工作方法,工作才有活力,承办效果才会更好。要进一步转变管理理念,创新管理方式,紧扣中心工作和领导的所思所想,增强工作的针对性和预见性,在工作上要有新思路、新举措,在协调上要有新办法、新手段,在文字上要有新观点、新语言,努力开拓创新。

五、强化快速反应能力

办公室工作中还有一项重要的职能就是应对各类应急事件的发生。要做到“无急可应,有急必应”,在重大事件发生后第一时间采取有效措施积极应对就必须切实增强快速反应能力。办公室应急工作要从被动应对向主动介入转变,从单一的应急服务向综合的危机管理转变。健全完善指挥统一、反应灵敏、协调有力、运转高效的应急服务体系。畅通与单位(部门)应急联系网络,确保领导在第一时间掌握事态进展、第一时间做出有效处置、第一时间获知情况反馈。分类制定科学管理的应急预案,加强值班联络、信息报送、文电运转、通讯保障的衔接,有计划、有针对性地加强业务培训和应急演练,确保关键时刻“不掉链子”。健全应急联动机制,加强与政府部门、专业机构、新闻媒体等有关方面的联系协作,最大限度整合应急资源,实现与相关应急平台对接,形成做好应急处置工作的整体合力。

总之,办公室是一个综合性的职能部门,其工作质量、面貌直接代表了一个单位的精神风貌,体现了管理模式的正确性以及管理水平的高低。而作为主体的办公室工作人员必须要勤于在日常的工作中进行思考,具备缜密和严谨的工作态度,养成良好的工作习惯,不断提升管理素质和能力,才能较好完成各项工作任务,保障机关工作高效运转,收到事半功倍的效果。

 
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